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Ein '''Protokoll''' zeichnet auf, hält fest oder schreibt vor, zu welchem Zeitpunkt oder in welcher Reihenfolge welcher Vorgang durch wen oder durch was veranlasst wurde oder wird. Hofprotokolle von Königshäusern und diplomatische Protokolle bei Staatsbesuchen legen u. a. Rangfolgen, Abläufe, Kleidervorschriften, Sitzordnungen und Verhalten fest.

'''Protokollierung''' oder ''Niederlegung'' bezeichnet das Aufzeichnen oder Verfassen eines Dokuments mit den drei Protokollbestandteilen erstens Zeitpunkt, zweitens Identifikator bzw. beteiligte Personen und drittens Vorgang. Die schriftliche Protokollierung wird auch '''Niederschrift''' genannt. Daneben kann eine Protokollierung auch ein elektronisches Dokument oder ein Ton- bzw. ein Videodokument erzeugen. Sind keine Menschen an der Protokollierung beteiligt, so erfolgt diese automatisch zum Beispiel bei Flugschreibern.

Etymologie

Das Wort ''Protokoll'' ist im deutschen Standardwortschatz seit dem 16. Jahrhundert nachweisbar und aus dem mittellateinischen ''protocollum'' entlehnt, welches wiederum selbst aus dem mittelgriechischen ???????????, ''protókollon'' (aus ?????? ''prótos'' ?erster? und ?????, ''kólla'', ?Klebe, Leim?) mit der Ursprungsbedeutung ?[den amtlichen Papyrusrollen] vorgeleimtes Blatt? entlehnt wurde. Ein ''protókollon'' war zuerst ein vorn an Papyrusrollen geklebtes Blatt mit bibliografischen Daten, entspricht also etwa dem heutigen ''Aktendeckel''. Später übertrug sich der Begriff auf andere chronologische Aufzeichnungen, bis hin zur französischen Diplomatie, wo das Wort schließlich eine ?Sammlung von Regeln? bezeichnet.<ref name="Kluge">''Kluge Etymologisches Wörterbuch der deutschen Sprache'', 24. Auflage</ref>

Einteilung

Ein Protokoll wird von einem Schriftführer oder Protokollführer oder einem technischen Aufzeichnungsgerät angefertigt. Protokolle können nach dem Zeitpunkt ihrer Anfertigung, nach ihrem Inhalt und nach der Art der Niederlegung unterschieden werden.

Zeitpunkt: In zeitlicher Hinsicht gibt es drei Grundarten:
  • das ''Voraus-Protokoll'' (?A-priori-Protokollierung?), die Regelung eines künftigen Ablaufs (Konzept),
  • die ''Jetzt-Protokollierung'', die unmittelbare Beobachtung eines derzeitigen Ablaufs (Monitoring),
  • das ''Gedächtnisprotokoll'' (?A-posteriori-Protokollierung?), die Nachweisung eines gewesenen Ablaufs.

Wenn eine richtige Durchführung festgelegter Abläufe auch im Nachhinein überprüfbar sein soll, wird das Voraus-Protokoll mit einem Jetzt-Protokoll oder Gedächtnisprotokoll, etwa in Form einer , verbunden.

Inhalt: In Bezug auf ihren Inhalt werden unterschieden:
  • das Verlaufsprotokoll
  • das Ergebnisprotokoll
  • das Wortprotokoll, bei dem das Gesagte möglichst genau wiedergegeben wird
Art: Eine Einteilung der Protokolle ist auch nach der Art ihrer Niederlegung möglich:
  • in Langschrift oder
  • in Kurzschrift
  • auf einem
  • als Ton-Bild-Aufzeichnung (Film, Video)
  • in einer Datei
  • in automatischer Weise (technische Aufzeichnung)
  • als Log-Datei durch Logging

Aufgabe

Das Protokollieren ermöglicht Vorgänge zu rekonstruieren oder zu planen, um Fehler bzw. Fehlfunktionen zu orten bzw. zu vermeiden. Bei Staats- und Kommunikationsprotokollen soll die Festlegung von Abläufen absehbares Fehlerverhalten oder zumindest Unsicherheiten bei den Beteiligten oder bei den Abläufen zu vermeiden helfen. Bei Abfolge- bzw. den technischen Logging-Protokollen sollen mögliche Fehlentscheidungen bzw. Fehlfunktionen, die in der Gegenwart nicht erkennbar oder nicht unmittelbar behandelbar sind, zumindest im Nachhinein analysiert und kausal zugerechnet werden können (Fehleranalyse). Kommunikationsprotokolle dienen im weitesten Sinne ausschließlich der Beobachtung, Selbststeuerung und Behebung von Übertragungsfehlern.

Insofern werden Protokolle überall dort eingerichtet, wo ebenso mit regelmäßigen Abläufen aber auch Fehlern, Störungen oder Abweichungen gerechnet werden muss, weil deren Auftreten absehbar ist. Protokolle dienen der Kontrolle über Abläufe bzw. Operationen und en, entweder im Voraus, gegenwärtig oder im Nachhinein. Insofern kann die obige Definition ergänzt werden um die Funktion, die dem Protokollieren Im Allgemeinen kommt dem technischen Protokollieren die Funktion zu, anhand ihrer Daten erzeugenden Operationen zu beobachten oder beobachtbar zu machen, um Abweichungen zu analysieren oder gegenwärtig zu erkennen oder zukünftig zu vermeiden.

Anforderungen

An eine Protokollierung zur Beweissicherung werden hohe Anforderungen gestellt. Darunter fallen insbesondere folgende Gesichtspunkte:

  1. die inhaltliche Richtigkeit
  2. die Vollständigkeit
  3. die Erheblichkeit der erfassten Vorgänge oder Ereignisse
  4. die Echtheit der Urheberschaft
  5. die des Protokolls

Liegt die Gewähr inhaltlicher Richtigkeit des Protokolls vor, kommt ihm positive Beweiskraft zu. Durch die positive Beweiskraft wird nachgewiesen, dass die protokollierten Vorgänge oder Ergebnisse wie erfasst stattgefunden haben. Ist die Vollständigkeit sichergestellt, kann einem Protokoll auch eine negative Beweiskraft zugeschrieben werden. Dadurch wird der Beweis erbracht, dass nicht beurkundete Vorgänge nicht stattfanden und nicht beurkundete Ergebnisse nicht zustande kamen. Mit der Echtheit des Protokolls steht und fällt seine gesamte Beweiskraft. Der Nachweis der Fälschung entkräftet das gesamte Protokoll. Die Gültigkeit eines Protokolls wird in der Regel mit der Unterschrift oder mit einem sonstigen Abschluss- und Identitätsvermerk des Protokollführers oder einer sonstigen Gewährsperson hergestellt.

Diese Anforderungen muss durch den Zeitpunkt der Anfertigung (Jetzt-Protokoll ist zuverlässiger als ein Gedächtnisprotokoll), die Art und Weise der Protokollierung (technisches Gerät oder Protokollführer), bei der Erfassung (Sensorik, ) und Lagern der Daten (Archivierung, stabiles Medium mit kontrollierter Zugänglichkeit) erfüllt werden.

Aufzeichnung

Als Protokolle werden solche Aufzeichnungen bezeichnet, die nach einem definierten, in der Regel gleich bleibenden, Schema angefertigt werden. Als klassisches Paradigma für eine automatisierte, beweissichere Protokollierung gilt der Flugschreiber. Diesem ähnlich ist der noch in der Entwicklung befindliche Unfalldatenspeicher in Kraftfahrzeugen, durch den Bewegungsrichtungen vor einem Verkehrsunfall rekonstruiert werden können.

Bei Sitzungen, Tagungen, Verhandlungen usw. wird eine formelle Zusammenfassung der Gespräche und Ereignisse geschrieben. Aus diesem Grund bestimmen Vereine, und ähnliche Organisationen einen Protokollführer oder , der damit beauftragt ist. Man unterscheidet bei diesen Aufzeichnungen zwischen Verlaufsprotokoll und Ergebnisprotokoll.

Bei Computern ist dies die Protokolldatei (die sogenannte Logdatei), in der Ereignisse, wie zum Beispiel der Empfang und Versand von E-Mails oder Vorkommnisse während einer Programmausführung, nach bestimmten Regeln festgehalten (protokolliert) werden.

Bei wissenschaftlichen Experimenten und den dazugehörigen Versuchs- oder Laborprotokollen werden neben dem Namen desjenigen, der den Versuch durchführt, sowie Zeit und Ort vor allem der Versuchsaufbau sowie die während des festgelegten Ablaufs ermittelten Messwerte notiert.

In dem Buch ''Film verstehen'' von James Monaco werden solche Geräte als Protokolltechniken bezeichnet, mit denen audiovisuelle Prozesse anhand von Filmkamera bzw. Projektor und Tonband (bzw. deren multimedialen Weiterentwicklungen) automatisiert aufgezeichnet und abgerufen werden können.

Niederschrift

Protokolle haben eine feste äußere Form:
  • Protokollkopf: Der Kopf des Protokolls enthält genaue Angaben:
    • Anlass (Titel der Veranstaltung, Veranstalter)
    • Datum, Beginn und Ende, Ort, Anwesende, Abwesende, Verteiler, Protokollführer, Vorsitz der Sitzung, Thema und Auflistung der Tagesordnungspunkte (TOP)
  • Hauptteil: Die eigentliche Niederschrift
  • Schluss: Ort, Datum und Unterschrift des Protokollführers rechts und die des Versammlungsleiters links (oft nach Genehmigung in der nächsten Sitzung oder ? bei Ergebnisprotokollen ? in derselben Sitzung). Durch zwei Unterschriften wird das Protokoll zur Urkunde (ein von nur einer Person gefertigtes Schriftstück ist dem Wesen nach eine Notiz oder ein Aktenvermerk).

Typen

''Gemeinsames:'' Im Kopf stehen Bezeichnung und Datum der Sitzung, Beginn und Ende, dazu Teilnehmer, Entschuldigte und Verteiler. Im Text einsortiert, vielleicht zusätzlich im Kopf, steht die Tagesordnung. Der '''Protokollant''' unterschreibt rechts, der Sitzungsleiter links.
  • '''Wortprotokoll''': Bei einem Wortprotokoll wird jedes gesagte Wort mitgeschrieben (z. B. Deutscher Bundestag). Gefühlsäußerungen und mehrfach gesagte Wörter wie zum Beispiel und, und, und; oder, oder; ja, ja, ja werden hingegen nicht in das Protokoll aufgenommen. Die Erstellung eines Wortprotokolls wird heute zunehmend von Computerstenografen übernommen, die mithilfe einer Stenografietastatur oder Spracherkennungssoftware das gesprochene Wort in Echtzeit mitschreiben können. Eine Aufgabe, die zu früheren Zeiten Schriftdolmetscher ausübten. Ein möglichst wortgetreues Gesprächsprotokoll wird als '''Verbatim''' bezeichnet.
  • ''.
    • Zeitform: , auch ist möglich;
    • Gespräche: indirekte Rede (Gesprächsbeiträge in der indirekten Rede)
  • ''Ergebnisprotokoll'': Wiedergabe der Beschlüsse und möglicher weiterer Ergebnisse;
    • Zeitform: Präsens;
  • ''Unterrichtsprotokoll'': Es ist eine Mischung aus Verlauf und Ergebnis. Es wird thematisch nach TOPs gegliedert d. h. man fasst verschiedene Aussagen zu einem Themenaspekt zusammen, auch wenn sie im Gespräch zeitlich getrennt voneinander geäußert wurden.

Anwendungsbereiche

Telekommunikation und Informatik

Protokolle in der Telekommunikation und Informatik sind Regeln, welche das Format, den Inhalt, die Bedeutung und die Reihenfolge gesendeter Nachrichten zwischen verschiedenen Instanzen (der gleichen Schicht) festlegen, siehe ''Netzprotokolle'', ''Protokoll (Datenbank)''. Diese Protokolle regeln den Ablauf, und stellen gleichzeitig dessen Dokumentation sicher.

Eine weitere elementare Funktion der Datenbearbeitung ist die ''Logdatei (Ereignisprotokoll)'', die eine automatische zeitliche Aufstellung von gewissen Vorgängen enthält.

In der Diplomatie

In der Diplomatie unterliegen sämtliche zwischenstaatliche Abläufe einer ganzen Reihe von Regeln, die möglichst genau eingehalten werden müssen, um keinen diplomatischen Zwischenfall auszulösen. Beispielsweise gelten für den Ablauf eines Staatsbesuches, aber auch für die Kleiderordnung, die Tischordnung usw. verbindliche Regeln.

Die der meisten Länder haben Angestellte, die sich ausschließlich mit der Einhaltung des diplomatischen Protokolls und der Beachtung der Protokollarischen Rangordnung, der Präzedenz, befassen. Weitere Protokollstellen gibt es meist beim Staatsoberhaupt, beim Innenministerium (für das innerstaatliche Protokoll und Zeremoniell) und beim Verteidigungsministerium (für die Repräsentationstruppenteile oder Garden). Nicht zum Protokoll gehören, wenngleich sie auch dort eine Rolle spielen, die Umgangsformen (Etikette). Vgl. auch Vereinbarte Niederschrift in Angelegenheiten der Europäischen Union mit Drittstaaten.

In der Diplomatik

In der Lehre von den (Diplomatik) bezeichnet man als ''Protokoll'' den formelhaften einleitenden Teil einer Urkunde, der häufig eine Anrufung Gottes (Invocatio), den Titel des Ausstellers (Intitulatio) sowie die Angabe des Empfängers (Inscriptio), oft verbunden mit einer Grußformel (Salutatio), enthält. Für diesen Textteil ist auch der Begriff ?Eingangsprotokoll? gebräuchlich, der dann mit dem ?Schlussprotokoll? am Ende der Urkunde korrespondiert.

In der Forschung

Ein Versuchsprotokoll beschreibt die Durchführung eines wissenschaftlichen Versuchs und dokumentiert mögliche Ergebnisse. Es beinhaltet Versuchsdurchführung, gegebenenfalls Beobachtungen und Erklärung sowie Auswertung der Ergebnisse.

Rechtsprechung

Über die mündlichen Verhandlungen in Gerichtsverfahren wird ein Protokoll erstellt, so im Strafprozess das Hauptverhandlungsprotokoll. Die Protokollierung kann unter bestimmten Voraussetzungen durch einen Berichterstattervermerk ersetzt werden. Fehlerhafte Protokolle können jederzeit auf Antrag oder von Amts wegen berichtigt werden.

Literatur

  • Melanie Moll: ''Das wissenschaftliche Protokoll. Vom Seminardiskurs zur Textart: empirische Rekonstruktionen und Erfordernisse für die Praxis'' (= ''Studien Deutsch'' 30). Iudicium, München 2001, ISBN 3-89129-141-8 (Zugleich: München, Univ., Diss., 2001).
  • Michael Niehaus, Hans-Walter Schmidt-Hannisa (Hrsg.): ''Das Protokoll. Kulturelle Funktion einer Textsorte.'' Lang, Frankfurt am Main u. a. 2005, ISBN 3-631-50315-6.

Siehe auch

  • Logbuch

Weblinks

  • Uni Bielefeld: Leitfaden zum Schreiben eines Protokolls (PDF; 137 kB)
  • Christoph Hoffmann: Protokollbeispiele aus der Physik
  • Protokoll Inland beim Bundesministerium des Innern der Bundesrepublik Deutschland
  • Softwareabnahmeprotokoll vom Bundesministerium geförderten Webportal Software-Engineering

Einzelnachweise